La rubrica condivisa
Rubrica condivisa
La rubrica condivisa è uno strumento collaborativo. Il principio e il vantaggio di tale strumento è di essere in grado di condividere le informazioni detenute da ciascun membro della società. I contatti sono condivisi e molti processi sono ottimizzati.
Perché condividere la tua rubrica?
Il tuo staff è tenuto a contattare regolarmente clienti e fornitori della tua azienda e queste informazioni sono memorizzate nella tua rubrica privata?
- Nomi, indirizzi email, numeri di telefono, puoi scegliere quali informazioni vuoi condividere e cosa vuoi mantenere privato.
Come funziona la rubrica condivisa?
Se si utilizza uno strumento collaborativo come eGroupWare o Open Xchange, ogni utente deve accedere per accedere alla rubrica condivisa. Come imprenditore, puoi gestire gli account utente, dando accesso a diverse opzioni a seconda dei diversi profili (opzione di sola lettura / aggiunta o eliminazione dei contatti).
- A casa, ogni utente ha una voce con la propria rubrica, accessibile a tutti, può modificarlo e completarlo. Come amministratore, puoi aggiungere o eliminare voci nella rubrica condivisa.
- Per risparmiare tempo nella creazione della rubrica condivisa, è possibile importare una rubrica già esistente.
- Alcune rubriche sono associate a un sistema di messaggistica e questo porterà maggiore efficacia al sistema.
Vincoli di compatibilità
Se alcuni dei tuoi colleghi utilizzano software client di posta elettronica diversi (Thunderbird, Outlook ... ecc.), La condivisione della rubrica può essere problematica. In questo caso puoi utilizzare un groupware.
Condividi la rubrica in Outlook
- Crea una nuova cartella "contatti condivisi" nella tua cartella pubblica in Outlook
- Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella "contatti condivisi" / Proprietà / "Autorizzazione di accesso", scegliere le persone che si desidera condividere la propria rubrica / Applica
- Copia la tua rubrica privata nella cartella pubblica / contatti condivisi
- Inserisci gli indirizzi che desideri condividere la cartella "contatti condivisi".
- Modifica i diritti di accesso alla cartella "contatti condivisi"
- Tasto destro del mouse su contatto condiviso / Proprietà /
- "Rubrica di Outlook" / Selezionare l'opzione "Mostra questa cartella come una rubrica di posta elettronica / Applica
- "Autorizzazione all'accesso / scelta dei livelli per diversi utenti / Applica
- Con questo metodo di condivisione saranno visibili solo i contatti nella cartella Contatti condivisi.
Condivisione della rubrica con software collaborativo
Il groupware o il software collaborativo consente ai dipendenti, anche da remoto, di lavorare sulle stesse applicazioni dal proprio computer tramite una connessione Internet.
Diverse soluzioni "groupware" sono disponibili sul mercato:
- GroupWare
- OpenGroupware
- Server Open Xchange
- QSMS
- TelmatWeb
- Zimbra
Queste soluzioni groupware vanno oltre la funzionalità di rubrica condivisa. Il software collaborativo ti consente di gestire i tuoi contatti, ma anche i tuoi appuntamenti, i progetti, i team ... ecc.